不规范的表格会有什么问题,excel不规范表格整理

  不规范的表格会有什么问题,excel不规范表格整理

  众所周知,Excel具有强大的数据处理能力,但这种强大能力的前提是“遵从”Excel中的数据输入。但是在实际工作中,很多用户会根据自己的习惯“非法”输入很多数据,导致Excel在后期的操作中无法发挥其强大的处理能力。那么,人们通常在Excel中输入哪些非法数据呢?如何才能避开它们,合并有效数据?

  1. 单元格合并不规范

  对于一些相似项的输入,很多人为了表格美观,往往会将一些单元格组合起来。这很美,但是在后期整理总结的时候会带来很多不便。例如,下表合并了“yield”单元格,排序时会提示错误,表示“所有合并的单元格需要相同的大小”。因为Excel将合并后的单元格视为一个“整体”,但这个整体包含了其他单元格,所以导致排序错误(图1)。

  图1随意合并单元格会导致排序不可解。

  解决方案:使用跨列居中模拟合并单元格

  对于水平单元格的合并,Excel提供了“跨列居中”来达到类似的效果。因此,要达到上述的合并效果,可以先取消B1和C1的合并,然后选中B1和C1,右键选择设置单元格格式对齐,水平对齐选择跨列居中,垂直对齐选择居中。这样就可以实现合并单元格的效果,后续操作也不会不方便。同样,建议在垂直单元格中使用较少的合并。例如,上面提到的“季度”可以在单元格中单独输入(图2)。

  图2跨列居中效果

  2. 日期、货币单位输入不规范

  日期输入,很多朋友喜欢用“2017 . 5 . 8”等格式;价格输入喜欢画蛇添足的输入“元”。在Excel中,这类数据不会被视为日期或数字,这也会给后续的日期计算和排序带来不便。比如销售统计不能直接求和,因为Excel不会因为“XX元”(图3)这样的数字而认为求和是错的。

  图3非标准输入导致的求和失败

  解决方案:使用“查找与替换”快速转化

  从上面的输入中,您可以看到日期中的年、月和日由“.”分隔,而且销量每个数字后面都有“元”。因此,我们可以借助查找和替换进行批量替换。以日期为例,点击“开始查找选择替换”,搜索内容为“.”,替换为“-”(即Excel中正确的日期分隔符),这样可以快速将非法日期转换为合规输入。销量数据替换也类似(图4)。

  图4使用替代工具整理数据

  3. 字符输入不规范

  一般情况下,英文使用半角输入,中文使用全角输入。但是在日常的输入操作中,很多朋友总是将英文全角、半角、中英文标点符号混用,这样文档会显得不雅观(图5)。

  图5全角英语,单词的第一个字母没有大写数据。

  解决方案:ASC和PROPER函数

  ASC函数可以快速将指定单元格的全角字符转换为半角字符,而PROPER函数可以将单词的首字母转换为大写。进入Excel编辑窗口,在A列后插入一个辅助列B,选择B2输入函数“=ASC(A2)”,然后向下填充。继续插入一个辅助列C,选择C2,输入函数“=PROPER(B2)”并向下填充(图6)。对于中英文标点符号混用的,可以复制到Word中快速替换。

  图6排序后的结果

  4. 数量单位输入不规范

  为了简单起见,在日常工作中,有些朋友在用单位(如桶、件)输入数据时,经常会把单位和数字混在一起。由于这些带单位的数据不是纯数字,后期整理汇总也不能直接操作(图7)。

  图7混合单位的非标准数据

  解决方案:使用“分列”规范数据

  如您所见,上述数据包含各种单位,现在您可以使用分解来分离数量和单位。由于排序需要统一的分隔符,这里我们可以给公司加“-”作为分隔符,点击“开始查找选择替换”,搜索内容为“部门”,替换为“-部门”(同理,其他公司也改为“-公司”)。这样,每个量的格式就变成了“量-单位”的格式。选择B列的数据,点击“数据分离”,选择“自定义其他-”作为分隔符,这样就可以将数据从公司中分离出来,实现数据的标准化(图8)。

  图8使用分类规范数据

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